Automatiser la gestion administrative de vos formations

Un organisme de formation certifié Qualiopi nous sollicite : la pédagogie n'est pas le problème, c'est l'administratif qui l'étouffe. Entre les conventions, les convocations, les émargements, les évaluations et les preuves à archiver pour l'audit, l'équipe passe plus de temps à gérer des documents qu'à former.

Le problème : la charge documentaire de la conformité

Chaque session déclenchait la même série de tâches manuelles : générer la convention, envoyer les convocations, collecter les émargements, relancer les retardataires, diffuser puis dépouiller les évaluations, et ranger l'ensemble au bon endroit pour être prêt en cas de contrôle. Multiplié par le nombre de sessions, cela représentait un poste de travail à lui seul — et un stress permanent à l'approche des audits Qualiopi.

Ce que nous avons automatisé

Nous avons relié l'outil de gestion, la signature des émargements et l'envoi des documents. La création d'une session génère et envoie automatiquement conventions et convocations, les émargements sont collectés en ligne, les relances partent seules, et le dossier de preuves se constitue au fil de l'eau, prêt pour l'audit. Les données des stagiaires — des données personnelles sensibles — restent hébergées sur des outils que l'organisme contrôle, en France, sans transiter par un service cloud grand public.

Monter l'équipe en compétence sur une IA souveraine

Au-delà de l'automatisation, nous accompagnons la direction et les équipes pour qu'elles s'emparent de l'IA sans dépendre des géants américains. Nous travaillons avec des outils souverains — l'IA générative française de Mistral, dont les données sont traitées dans l'Union européenne — et nous branchons les sources de données publiques françaises (via les services de l'État, comme DataGouv ou le registre des sociétés) pour des usages concrets : synthèse de documents, veille sectorielle, rédaction assistée. L'esprit critique fait partie du programme : savoir repérer une réponse fausse et distinguer ce qui reste en local de ce qui part dans le cloud.

Le résultat

La préparation administrative d'une session est passée de plusieurs heures à quelques minutes. Les dossiers de preuves sont complets sans effort de dernière minute, et les audits Qualiopi se préparent sereinement. L'équipe a réinvesti le temps gagné dans la qualité pédagogique et le développement commercial — et repart autonome sur des outils IA qu'elle maîtrise.

Ce projet mobilise nos offres de développement sur mesure et de formation IA sur site pour monter vos équipes en autonomie. Voir aussi le socle numérique souverain (self-host) et le cas automatisation tous secteurs.