Automatiser la saisie et le rapprochement comptable

Une PME de services nous appelle en fin de trimestre, à bout de nerfs. Sa responsable administrative passait plusieurs jours par mois à recopier des factures, à pointer des relevés bancaires ligne à ligne et à reconstruire un reporting dans un tableur que personne d'autre ne savait maintenir. Le travail était fait sérieusement, mais entièrement à la main.

Le problème : tout transite par Excel

Les factures fournisseurs arrivaient par e-mail, étaient enregistrées à la main, puis ressaisies dans le logiciel comptable. Le rapprochement bancaire se faisait en comparant deux écrans. Le reporting mensuel pour le dirigeant demandait une journée entière de copier-coller. À chaque étape, un risque d'erreur, et surtout une dépendance totale à une seule personne : en cas d'absence, la comptabilité s'arrêtait.

Ce que nous avons automatisé

Nous avons mis en place une collecte automatique des factures reçues, avec extraction des montants et pré-affectation comptable, puis un rapprochement bancaire assisté qui propose les correspondances et ne laisse à traiter que les exceptions. Le reporting se génère désormais tout seul à date fixe. Les données restent hébergées chez l'entreprise, sur des outils qu'elle maîtrise : aucune donnée financière ne part dans un service cloud grand public.

Le résultat

Le temps de clôture mensuelle est passé de plusieurs jours à quelques heures. Les chiffres sont fiables et disponibles en continu, plus seulement une fois par mois. La responsable administrative a retrouvé du temps pour des tâches à plus forte valeur, et l'entreprise n'est plus prisonnière d'un tableur fragile.

Le même principe s'étend naturellement au suivi des créances : à partir de données comptables fiables et à jour, on peut calculer le DSO, produire une balance âgée et déclencher les relances au bon moment. C'est l'objet du cas agents IA pour le recouvrement, étroitement lié à la comptabilité.

Ce chantier s'appuie sur notre offre de développement sur mesure, précédée d'un audit de vos flux comptables. À rapprocher aussi du cas automatisation administrative.